Penciptaan, Pemeliharaan dan Penggunaan SIM

PENCIPTAAN, PEMELIHARAAN, DAN PENGGUNAAN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Dalam bab ini membahas pentingnya penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan sistem informasi manajemen dengan menyoroti penggunaan teknologi informasi elektronika sebagai instrumen utamanya, meskipun harus diakui bahwa pengolahan informasi dapat dilakukan dengan cara-cara lain yang tidak menggunakan teknologi elektronika seperti secara mekanis dan bahkan juga secara manual.

Sehubungan dengan perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat, enam hal mutlak mendapat mendapat perhatian para pemakainya dalam organisasi, termasuk organisasi bisnis:

1. Berbagai jenis komputer yang terdapat di pasaran ternyata memungkinkan para pengguna memilih jenis yang sesuai dengan kebutuhannya.
2. Kemampuan komputer dewasa ini makin besar dan cara bekerjanya pun jauh lebih cepat dibandingkan dengan komputer yang diciptakan pada dekade tujuh puluhan.
3. Berbeda dengan situasi di masa lalu, ketika pengambil keputusan dihadapkan kepada kelangkaan informasi sehingga proses pengambilan keputusan sering didasarkan pada intuisi dan pengalaman, dewasa ini para pengambil keputusan tersebut adakalanya memiliki terlalu banyak informasi.
4. Karena perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat, “usia” atu generasi komputer ternyata semakin pendek.
5. Teknologi informasi ternyata makin mudah penggunaannya atau user friendly, dengan konsekuensi bahwa makin banyak orang dalam perusahaan yang mempunyai akses kepada dan mampu melakukan sendiri pengolahan data bukan hanya untuk mendukung proses pengambilan keputusan yang menyangkut bidang tugas sendiri, akan tetapi juga yang dapat digunakan oleh orang lain, termasuk para manajer pada eselon yang lebih tinggi. Salah satu konsekuensinya ialah bahwa pola pengambilan keputusan “bergeser” dari pola yang sentralistik menjadi pola yang desentralistik.
6. Telah terjadi “perkawinan” antara teknologi informasi dengan teknologi komunikasi. “Perkawinan” tersebut telah melahirkan alat-alat baru, seperti faksimile dan teleks, yang ternyata mempunyai implikasi dalam berbagai aspek kehidupan organisasi.

PENGOLAHAN DATA

Pengolahan Data Secara Elektronik

Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut.

Organisasi Satuan Kerja Pengolah Data

Pada umumnya dalam suatu organisasi atau perusahaan yang besar, terdapat satuan kerja pengolahan data yang melayani seluruh perusahaan. Dilihat dari segi manajemennya, susunan organisasi yang umum digunakan terdiri dari :

1. Pimpinan tertinggi yang bertanggung jawab atas seluruh fungsi pengolahan data
2. Paling sedikit tiga orang manajer sebagai pembantu pimpinan tertinggi, yaitu :
   1. Manajer operasi yang membawahi operasi peralatan komputer, pemrosesan sistem, pengamanan komputer, dan penjadwalan penggunaan komputer;
   2. Manajer pengendalian masukan-luaran yang membawahi penelitian masukan, pengendalian pemrosesan, analisis dan pengendalian luaran, dan pengendalian koreksi kesalahan;
   3. Manajer pengembangan sistem yang bertanggung jawab atas penyelenggaraan kegiatan pembuatan program baru, koreksi program yang sedang digunakan apabila ternyata diperlukan, dan dokumentasi sistem.

Pendekatan Sentralisasi. Salah satu pendekatan yang dapat digunakan dalam pengolahan data ialah sentralisasi. Jika suatu perusahaan menggunakan pendekatan ini, ciri-ciri kegiatan pengolahan data yang diterapkan antara lain ialah :

1. Adanya suatu komputer besar (mainframe) yang digunakan untuk pengolahan data secara terpusat
2. Adanya satu data induk (data base) yang menjadi penentu konfigurasi sarana dan prasarana pengolahan data
3. Pemutakhiran dan penyimpanan data yang didistribusikan kepada berbagai terminal on-line
4. Adanya alat pencetak (printer) untuk mencetak informasi yang telah selesai diolah di atas kertas
5. Adanya sekelompok “pekerja otak” (knowledge workers) dengan berbagai jenis pengetahuan dan keterampilan di bidang informatika.

Keunggulan jika pengolahan data dilakukan secara terpusat.

1. Keunggulan dilihat dari segi pembiayaan
2. Pimpinan satuan pengolahan data dapat melakukan pemantauan yang lebih efektif terhadap lingkungan yang dihadapi, baik seara internal maupun eksternal
3. Dengan adanya hanya satu data induk, konsistensi mutu data dapat lebih terjamin dan kemungkinan terjadinya duplikasi penyediaan dan penyimpanan data dapat dihindari atau paling sedikit ditekan hingga seminimum mungkin
4. Kegiatan pemutakhiran data lebih mudah dilakukan
5. Dengan adanya satu data induk, langkah-langkah pengamanan data dapat ditempuh dengan mudah
6. Perencanana dan pengembangan karier para tenaga spesialis pengolahan data dengan berbagai jabatan yang mereka pangku dapat dilakukan sedemikian rupa sehingga para tenaga kerja tersebut merasa adanya prospek yang cukup cerah meraih kemajuan dalam karier mereka di masa yang akan datang.

Kelemahan pendekatan sentralisasi dalam pengolahan data

1. Diperlukan waktu yang alama untuk mengembangkan segala bentuk aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan seluruh komponen perusahaan
2. Kesulitan bisa timbul dalam alokasi waktu komputer kepada berbagai komponen perusahaan yang dirasakan “adil” oleh semua pihak karena disesuaikan dengan beban kerja yang harus dipikulnya
3. Kemungkinan timbulnya kesan bahwa dengan pendekatan sentralisasi, para pemilik data merasa kehilangan hak memiliki data diperlukannya untuk menjalankan fungsinya karena apabila data tertentu diperlukannya harus memintanya terlebih dahulu dari pusat pengolahan data.

Pendekatan Desentralisasi. Pendekatan desentralisasi dalam pengolahan data dapat dilihat dari dua sudut pandang.

1. Dimungkinkan pengolahan atau masukan jarak jauh karena tersedianya fasilitas pengiriman dan penerimaan data melalui hubungan modem tertentu yang dewasa ini makin banyak jenis dan aplikasinya berkat “perkawinan” antara teknologi komunikasi dengan teknologi informasi.
2. Desentralisasi pengolahan data dikaitkan dengan pola pengambilan keputusan dalam perusahaan.

Keunggulan yang paling menonjol dari pendekatan desentralisasi ialah yang bersifat psikologis atau keperilakuakn, yaitu bahwa para manajer bawahan merasa dipercayai mengolah sendiri data yang diperlukannya sehingga benar-benar sesuai dengan kebutuhan proses pengambilan keputusan dengan cepat di lapangan. Sebaliknya, pendekatan desentralisasi juga mengandung kelemahan, antara lain keharusan melakukan investasi yang cukup besar untuk sarana pengolahan data, kemungkinan kurang efektifnya pengawasan oleh kantor pusat, dan terlalu tersebarnya informasi yang dikumpulkan oleh berbagai komponen perusahaan yang aplikasinya semata-mata untuk kepentingan penyelenggaraan fungsi komponen yang bersangkutan.

Kombilasi Pendekatan Sentralistik dan Desentralistik. Salah satu pendekatan dalam pengolahan data yang patut untuk dipertimbangkan ialah menggabungkan pendekatan sentralistik dan desentralistik. Artinya sentralisasi dan desentralisasi dilakukan secara parsial.

Organisasi Pengolahan Data Berdasarkan Pendekatan “Yang Didistribusikan”

Satuan pengolahan data dengan menggunakan sarana elektronika dapat pula disusun berdasarkan apa yang umum dikenal dengan istilah “pengolahan data yang didistribusikan”. Pada dasarnya pendekatan demikian berarti bahwa dalam mengorganisasikan dan mengkoordinasikan kegiatan pengolahan data digunakan metode pemberian kewenangan mengenai kegiatan berbagai aspek pengolahan data-seperti pengumpulan, analisis, dan pemrosesannya-kepada pemakai tertentu, seperti untuk kepentingan produksi, pemasaran, promosi, penjualan, keuangan, manajemen persediaan, pembelian, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.

Perangkat Keras Pengolahan Data

Pengolahan data, termasuk dengan penggunaan alat-alat elektronika, memerlukan perangkat atau piranti keras yang dikenal sebagai komputer. Dengan menyoroti khusus kriteria kecepatan bekerja, besarnya memory dan ukuran komputer, dewasa ini dikenal empat kategori komputer, yaitu komputer besar (mainframe), komputer mini, komputer mikro, dan komputer nano.

APLIKASI DATA DAN PEMELIHARAAN SISTEM

Teori Pengambilan Keputusan Sepintas Kilas

Teori pengambilan keputusan menekankan bahwa terdapat tujuh langkah yang harus ditempuh, yaitu (a) identifikasi permasalahan yang dihadapi, (b) pengumpulan data, (c) analisis data, (d) pengkajian berbagai alternatif, (e) pemilihan alternatif, (f) implementasi, dan (g) evaluasi.

Pengenalan Permasalahan. Ada ungkapan yang mengatakan bahwa suatu “permasalahan yang sudah dikenali hakikatnya dengan tepat sesungguhnya sudah separo terpecahkan.” Ungkapan ini mempunyai tiga implikasi, yaitu:

1. Bahwa mutlak perlu mengenali secara mendasar situasi problematik yang menimbulkan ketidakseimbangan dalam kehidupan organisasi atau perusahaan
2. Pengenalan secara mendasar berarti “akar” penyebab timbulnya ketidakseimbagnan harus digali sedalam-dalamnya
3. Mengambil ketutusan tidak boleh puas hanya dengan diagnosis gejala-gejala yang segera tampak.

Pengumpulan Data. Dalam pengumpulan data ada tiga hal yang mutlak mendapat perhatian.

1. Pentingnya menggali data dari sumber yang layak digali, baik secara internal maupun secara eksternal
2. Pentingnya untuk menjamin bahwa data yang dikumpulkan relevan dengan permasalahan yang hendak diatasi.
3. Mutu data yang dikumpulkan haruslah setinggi mungkin sehingga informasi yang dihasilkan akan bermutu tinggi pula.

Analisis Data. Analisis data harus mampu menunjukkan berbagai alternatif yang mungkin ditempuh, baik dalam upaya mengembalikan situasi ekuilibrium maupun dalam memecahkan masalah.

Analisis Berbagai Alternatif. Jika pengambil keputusan dihadapkan kepada hanya satu alternatif dan ia memutuskan untuk menggunakan alternatif tersebut, yang bersangkutan sudah mengambil keputusan.

Pemilihan Alternatif. Jika dilakukan dengan cermat, analisis berbagai alternatif akan memberi petunjuk tentang alternatif yang sebaiknya digunakan karena akan membuahkan solusi yang paling efektif.

Pelaksanaan. Apakan alternatif yang dipilih merupakan pilihan terbaik atau tidak diuji pada waktu digunakan dalam arti mampu tidaknya menghilangkan situasi disekuilibrium dan apakah permasalahan yang dihadapi dapat dipecahkan secara efektif atau tidak.

Penilaian. Hasil pelaksanaan memerlukan penilaian yang objektif, rasional, dan berdasarkan tolak ukur yang baku.

Komponen Sistem Pengolahan Data Elektronik

Suatu sistem pengolahan data secara elektronik terdiri dari paling sedikit lima komponen, yaitu sumber daya manusia, prosedur, infrastruktur fisik, perangkat keras, dan perangkat lunak.

Sumber daya manusia. Sebagaimana halnya dengan segi-segi lain dalam manajemen bisnis sumber daya manusia merupakan resource yang paling strategis.

Perihal Prosedur Kerja. Disoroti khusus dari sudut pandang pengolahan data, prosedur kerja menetukan antara lain:

1. Tata cara identifikasi sumber data
2. Cara penyiapan data
3. Pengoperasian dan pemeliharaan perangkat keras
4. Pengendalian kualitas Iuaran (output)
5. Pendistribusian informasi
6. Cara perbaikan kesalahan
7. Tata cara pemeliharaan keamanan data dan informasi dalam arti jangan sampai jatuh di tangan orang atau pihak yang tidak berhak, kerusakan, dan atau kebakaran.

Infrastruktur Fisik. Ternyata perkembangan teknologi informasi berdampak pula pada sarana dan prasarana fisik yang diperlukan. Artinya, jika suatu perusahaan menggunakan komputer besar sebagai komputer pusat (mainframe), diperlukan ruangan komputer khusus.

Perangkat Keras. Komponen perangkat keras adalah sebagai berikut :

1. Unit pemrosesan Sentral (Central Processing Unit-CPU) yang sesungguhnya dapat dikatakan sebagai “inti” suatu komputer karena peranannya sebagai pemroses atau “pelaksana” instruksi dalam bentuk program dengan menggunakan “bahasa” komputer tertentu.
2. Alat-alat pemasukan data
3. Alat-alat Iuaran
4. Alat penyimpan tambahan atau pendukung

Perangkat Lunak. Perangkat lunak yang juga dikenal dengan istilah program ialah instruksi yang diberikan oleh operator komputer kepada komputer yang memungkinkan komputer mengerjakan pekerjaan yang diinginkan oleh pemrogram (programmer).

Dalam pengoperasian komputer, perangkat lunak mempunyai paling sedikit tiga fungsi, yaitu:

1. Mengelola sumber daya komputer yang dimiliki oleh perusahaan
2. Mengembangkan berbagai sarana yang dapat digunakan oleh sumber daya manusia sehingga dicapai pemanfaatannya yang optimal
3. Menjembatani peranan informasi sebagai hasil olahan data dengan penggunanya.

TEKNIK MEMILIH SISTEM PENGOLAHAN DATA

Dalam memilih sistem pengolahan data, manajemen puncak biasanya mempertimbangkan paling sedikit empat hal.

1. Keserasian konfigurasi perangkat keras dan jenis-jenis perangkat lunak dengan kebutuhan informasi perusahaan, baik untuk kepentingan pengambilan keputusan pada berbagai eselon manajemen, termasuk perumusan dan penentuan strategi akbar perusahaan oleh manajemen puncak, strategi induk satuan bisnis atau bidang fungsional, strategi dasar bagi kegiatan operasional, maupun untuk kepentingan penyimpanan informasi.
2. Pertimbangan organisasional dalam arti kemudahan pengoperasionalannya oleh tenaga kerja informatika yang ketersediaannya harus terjamin, baik dalam jumlah, kategori, dan pengetahuan serta keterampilannya.
3. Pertimgangan efisiensi
4. Tersedia tidaknya bantuan apabila diperlukan, baik yang berkaitan dengan perangkat keras.

SEKILAS TENTANG INTERNET

Salah satu perkembangan di bidang teknologi informasi dewasa ini yang diaplikasikan untuk beraneka ragam kepentingan ialah Internet yang merupakan jaringan komputer global. Internet sangat bermanfaat karena mempermudah para penggunanya untuk berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak dan mempermudah perolehan informasi yang dibutuhkannya tanpa dibatasi oleh waktu dan ruang dan dalam waktu yang sangat singkat.

Pemahaman Istilah-Istilah Internet

Archie merupakan sarana untuk mencari file yang diinginkan untuk diakses.

Domain Name Server (DNS) merupakan cara yang digunakan untuk menghubungkan nama dengan nomor Internet Provider (IP).

Domain Suffix adalah bagian dari alamat pada electronic mail tanpa nama belakang (surname) pengguna dengan simbol tertentu seperti @ atau nama host.

E-mail Address. Setiap orang yang mempunyai akses ke Internet mempunyai “alamat” surat elektronik (Electronic mail).

File Transfer Protocol (FTP) adalah salah satu fasilitas Internet yang digunakan untuk mentransfer atau menyalin file dari satu komputer di Internet ke komputer seseorang.

Gopher adalah menu yang tersedia dan menu pilihan seseorang untuk mengantarkannya ke sumber informasi yang diinginkannya.

Homepage merupakan halaman atau dokumen yang dapat ditemukan di WWW.

Host ialah komputer yang merupakan bagian dari Internet yang berisikan file atau informasi yang disediakan bagi para pengguna Internet.

Hypertext Markup Language-HTML. Kegunaannya ialah membuat dokumen hypertext.

Hypertext Transfer Protocol-HTTP. Ini merupakan format atau protokol yang digunakan untuk memindahkan halaman-halaman dokumen WWW yang baku.

Hypertext ialah suatu teks yang berkaitan dengan teks yang lain.

Internet Provider ialah organisasi atau perusahaan yang memberikan jasa menghubungkan komputer seseorang dengan Internet dengan membayar sejumlah uang tertentu untuk dapat menikmati jasa tersebut.

Internet Protocol Address-IPA. Istilah ini menunjukkan “alamat” seseorang di Internet.

Internet Relay Chat-IRC merupakan perangkat lunak yang dapat digunakan untuk percakapan di Internet memalui papan kunci (keyboard) yang terdapat di komputer.

Name Server Address. Istilah ini berarti alamat IP dari mesin yang menerjemahkan alamat Internet berupa teks ke format bilangan.

Newsgroup adalah kelompok diskusi di Internet.

Network News Transport Protocol-NNTP berarti perpanjangan dari protokol TPC/IP yang berfungsi untuk menjelaskan bagaimana pesan suatu newsgroup dipindahkan di antara server yang kompatibel.

Packet Internet Groper-PING adalah suatu instrumen TPC/IP yang berfungsi mengirimkan informasi ke komputer yang terdapat pada jaringan dan bahkan dapat digunakan untuk memastikan bahwa sebuah komputer sudah dihubungkan dengan Internet.

Serial Line Internet Protocol-SLIP. Protokol ini berfungsi untuk meneruskan protokol TCP/IP via modem dan saluran telepon.

Simple Main Transfer Protocol-SMTP adalah suatu protokol di jaringan TCP/IP yang mengatur perpindahan electronic mail antara host dan pengguna.

Transmission Control Protocol/Internet Protocol-TCP/IP. Protokol ini merupakan metode yang digunakan untuk melewatkan data di seluruh jaringan, termasuk di Internet.

Telnet. Jaringan ini berfungsi untuk mengijinkan seseorang melaukan koneksi ke komputer lain di jaringan Internet.

Terminal ialah komputer yang tidak merupakan bagian dari Internet tetapi dapat dihubungkan dengan komputer lain yang merupakan bagian dari Internet.

Uniform Resource Locator-URL. Ini merupakan suatu sistem penamaan yang menyangkut lokasi suatu dokumen WWW.

Usenet merupakan salah satu fasilitas yang dapat digunakan sebagai “tempat diskusi” oleh Newsgroup.

Very Easy Rodent-Oriented Netwide Index to Computerized Archives-Veronica. Ini merupakan alat pencari seperti archie, yaitu mencari teks yang tampak pada menu gopher.

Wide Area Information System-WAIS. Ini merupakan cara untuk mempermudah pencarian pangkalan data (data base) yang tersedia di Internet.

Web Browser ialah program yang digunakan untuk mengakses dokumen WWW.

Windows Socket disingkat Winsock. Ini merupakan aplikasi pemrograman interface yang dirancang agar aplikasi Windows dapat dijalankan di jaringan TCP/IP.

Word Wide Web-WWW. Jaringan ini merupakan fasilitas Internet. WWW menyajikan berbagai jenis informasi dalam bentuk dokumen yang saling terkait.

PENERAPAN TEKNOLOGI INTERNET UNTUK KEPENTINGAN INTRA (INTRANET)

Intranet adalah jaringan yang terdapat dalam satu organisasi atau perusahaan dengan menggunakan teknologi dan arsitektur Internet.

Optimalisasi Pemanfaatan Intranet

Jika seseorang ingin membangun intranet, beberapa hal perlu diperhatikan.

1. Identifikasi daerah-daerah penyebaran informasi sehingga diketahui dengan jelas daerah mana dalam oraganisasi atau perusahaan yang lalu lintas dokumennya paling “padat”.
2. Manajemen organisasi atau perusahaan harus menentukan pula perangkat apa yang akan digunakan untuk menyediakan informasi bagi para pengguna, apakah melalui Web server, electronic mail, atau cara lain, tergantung pada sifat informasi tersebut apakah “umum dan terbuka” ataukah bersifat rahasia.
3. Perlu dipertimbangkan oleh manajemen organisasi atau perusahaan apakah akan membangun interface Web sendiri untuk kepentingan penanganan informasi resmi sebagai aplikasi utama.
4. Praktek memasang Intranet menunjukkan bahwa sebelum membangun Intranet secara permanen terlebih dahulu dilakukan proyek percontohan atau pilot project.
5. Agar optimalisasi pemanfaatan teknologi Intranet dapat diwujudkan, Intranet mutlak perlu memperoleh dukungan dari semua komponen organisasi, baik komponen yang menyelenggarakan tugas pokok maupun komponen organisasi, baik komponen yang menyelenggarakan tugas pokok maupun komponen yang berfungsi memberikan dukungan.
6. Keamanan dan kerahasiaan informasi.
7. Sumber Daya Manusia.